PAUSCHALSPESEN im Kanton Basel-Stadt jetzt auch für Kleinunternehmen

BISHERIGE SITUATION

PAUSCHALSPESENREGLEMENTE NUR AB 5 LEITENDEN ANGESTELLTEN
Für Repräsentations- und Kleinauslagen sowie Fahr- und Verpflegungskosten bis CHF 50 können Unternehmen im Kanton Basel-Stadt ein Zusatz-Spesenreglement (Pauschalspesenreglement) für leitende Angestellte von der Steuerverwaltung genehmigen lassen. Seit dem 1. Januar 2014 gewährte die Steuerverwaltung solche Pauschalspesenreglemente nur noch für Betriebe mit mindestens 5 leitenden Angestellten, vorbehältlich einer sogenannten individuellen Spesenvereinbarung. Dies hatte zur Folge, dass die Mitarbeiter der betroffenen Betriebe jeden noch so kleinen Einzelbeleg sammeln und in der Buchhaltung abbilden mussten, um eine Entschädigung zu erhalten und dadurch beträchtlichen Mehraufwand hatten.

MOTION IM GROSSEN RAT
Der Grosse Rat des Kantons Basel-Stadt hat am 11. Dezember 2019 die Motion von Patricia von Falkenstein „Pauschalspesen auch für Kleinunternehmen“ dem Regierungsrat überwiesen. Darin wird die Aufhebung der Mindestanzahl von leitenden Angestellten für die Gewährung eines Pauschalspesenreglements gefordert, da sie eine Ungleichbehandlung für Kleinbetriebe bedeutet.

ANGEPASSTES MERKBLATT DER STEUERVERWALTUNG

Am 24. Juni 2021 publizierte die Steuerverwaltung ein revidiertes Merkblatt zu den Spesenreglementen. Für die Zusatz-Spesenreglemente bzw. die Pauschalspesenreglemente gelten nun – unabhängig von einer Mindestanzahl leitender Angestellter – folgende Regelungen:

BAGATELLSPESEN
Pauschale Repräsentations- und Kleinauslagen können aufgrund von Erfahrungswerten bis maximal 5% des Bruttoeinkommens bzw. CHF 18‘000 pro Jahr und Mitarbeiter pauschal entschädigt werden. Darunter fallen etwa Fahrkosten mit dem öV (bis CHF 50 pro Ereignis), Fahrten mit dem Privatfahrzeug im Ortsrayon bis 30 km, Verpflegungskosten sowie übrige Kosten (Repräsentation und Kleinauslagen je bis CHF 50).

STARTUP-UNTERNEHMEN
Für Startup-Unternehmen sieht das neue Merkblatt eine spezielle Regelung vor. Da diese Unternehmen naturgemäss hohe Auslagen für Reisen, Repräsentation und Akquisition aufweisen und entsprechende Erfahrungswerte fehlen, gewährt die Steuerverwaltung ohne Einreichung von Einzelbelegen eine Pauschale von maximal CHF 6‘000 pro Jahr auf 3 Jahre befristet.

GENEHMIGUNGSVERFAHREN
Pauschalspesen werden grundsätzlich gestützt auf Erfahrungswerte genehmigt, d.h. die Antragssteller müssen zunächst die bisherigen, effektiven Auslagen anhand von Aufstellungen und Buchhaltungsauszügen nachweisen sowie die geschäftsmässige Begründetheit aufzeigen, denn ausbezahlte Pauschalspesen mindern den Betriebsgewinn, und den Mitarbeitern fliesst im gleichen Umfang kein steuerbares Einkommen zu.

Falls Fahrkostenpauschalen beantragt werden, muss der Steuerverwaltung zur Genehmigung zudem ein Nachweis der geschäftlich zurückgelegten Distanzen (z.B. mittels Fahrtenbuch) vorgelegt werden.

Schliesslich gilt es zu beachten, dass – im Gegensatz zu früher – eine rückwirkende Inkraftsetzung des Spesenreglements nicht möglich ist. Es ist noch unklar, ob im 2021 eingereichte Pauschalspesenreglemente noch für die laufende Steuerperiode (pro rata temporis) ihre Wirkung entfalten werden, oder erst ab 1. Januar 2022.